Gestión documental

1. ¿Qué es y para qué sirve?

Desde el módulo de Gestión Documental podrás registrar aquellos documentos relacionados con tus inmuebles, contactos y visitas.

Podrás crear contratos predefinidos que se cargarán con los datos de los contactos e inmuebles, asociar la documentación que te remitan los clientes a su ficha, crear partes de visitas y firmarlos digitalmente.

2. ¿Cómo puedo subir mis propios documentos a la ficha de un inmueble o contacto?

Puedes acceder al módulo de documentos desde el menú «Herramientas > Documentos» y, para cargar un nuevo documento, deberás pulsar en el botón «Nuevo» que encontrarás en la esquina superior derecha de la pantalla.

Botón «Nuevo» para cargar documento

En la ventana de nuevo documento, selecciona a qué contacto, inmueble o visita deseas vincularlo.

Vincular documento a un inmueble, contacto o visita

Deberás buscar el inmueble por su referencia, el contacto, por nombre email o teléfono. Para seleccionar una visita, previamente deberás haber seleccionado el contacto cliente. Las visitas relacionadas se cargarán automáticamente en el listado correspondiente.

Una vez completados estos datos, en el desplegable de documento, selecciona “Desde tu ordenador > Subir un nuevo documento PDF” y pulsa en “Subir documento”. Elige el documento de tu ordenador, añádele el nombre con el que quieres identificarlo y cárgalo finalmente pulsando en el botón «Continuar«.

Subir documento en PDF desde tu ordenador

3. ¿Cómo puedo crear nuevos contratos predefinidos?

En Inmoweb dispone de un listado de contratos predefinidos que se encuentran previamente cargados. La información de éstos contratos se completará de manera automática con los datos de tus clientes e inmuebles.

Una vez seleccionados los campos de inmueble y contacto, en el desplegable de “Tipo de documento”, selecciona una plantilla de documento de las previamente cargadas por Inmoweb y, procede a generarlo pulsando en «Continuar«.

Generar documento desde plantilla de contrato predefinida

Cuando procedas a crear el contrato predefinido, se visualizarán los campos personalizables del contrato, cargando automáticamente la información disponible del propietario, cliente e inmueble. Puedes modificarlos a tu gusto. Una vez revisados, deberás pulsar en «Continuar«. Se visualizará en pantalla el texto del contrato predefinido que hayas seleccionado. Podrás ajustar el documento pulsando en los textos (son modificables). Cuando hayas terminado, pulsa en «Guardar» para generar el documento  y asociarlo correctamente.

4. ¿Puedo solicitar la firma digital de los documentos?

Sí, puedes solicitar la firma digital a tus clientes a través del panel Inmoweb, pero únicamente podrás solicitar la firma de los contratos y partes de visita generados desde plantillas predefinidas, no de los documentos que subas en formato PDF desde tu ordenador.

Para ello, cuando tengas generado y guardado el documento, se mostrará la opción «Solicitar firma», y podrás seleccionar el tipo de firma que quieres solicitar al cliente, firma básica o firma avanzada con validez legal a través de la integración con Signaturit.

Solicitar firma desde documento

Para saber más sobre la firma digital te recomendamos que accedas al siguiente artículo de ayuda: Diferencias de tipos de firma digital